5 PHƯƠNG PHÁP ĐỂ PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ MỘT CÁCH “MECE” – PHẦN 1
PHẦN I: ALGEBRA STRUCTURE VÀ PROCESS STRUCTURE
ALGEBRA STRUCTURE
Structuring sử dụng đại số là một công cụ mạnh mẽ để tổ chức thông tin và xác định các biến có thể ảnh hưởng đến một vấn đề. Nó liên quan đến việc chia nhỏ các hệ thống phức tạp thành các thành phần nhỏ hơn và sau đó phân tích cách chúng tương tác với nhau. Bằng cách áp dụng cấu trúc đại số, bạn có thể xác định các yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến kết quả của một vấn đề và phát triển các giải pháp giải quyết các yếu tố đó.
Để áp dụng cấu trúc đại số, hãy bắt đầu bằng cách xác định các biến ảnh hưởng đến vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết. Nếu case bạn gặp phải xoay quanh một số liệu cụ thể, bạn có thể chia nhỏ nó thành các thành phần đại số. Lợi nhuận sẽ là “Doanh thu – Chi phí” hoặc “Doanh thu * % Margin”. Chi phí tuyển dụng = “Số người được thuê * chi phí cho mỗi lần thuê”.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng xác định lý do tại sao doanh số bán hàng của bạn giảm trong năm qua. Bạn có thể bắt đầu bằng cách xác định các biến số ảnh hưởng đến doanh số bán hàng, chẳng hạn như số lượng khách hàng, giá sản phẩm và hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị của bạn. Sau đó, bạn có thể sử dụng các phương trình đại số để xác định những thay đổi trong một biến ảnh hưởng như thế nào đến các biến khác. Phân tích này sẽ giúp bạn xác định các yếu tố quan trọng nhất góp phần làm giảm doanh số bán hàng và phát triển các giải pháp để giải quyết các yếu tố đó.
Tuy nhiên, phương pháp này cũng gặp nhiều vấn đề. Đầu tiên hoàn toàn là những vấn đề định tính. Vì những cấu trúc này dựa trên các biến số nên bạn không thể sử dụng chúng. Ví dụ về những trường hợp này là: “những rủi ro của việc di chuyển như vậy là gì” hoặc “khách hàng sẽ cân nhắc điều gì khi quyết định mua một sản phẩm nhất định?”
Loại thứ hai là các câu hỏi chiến lược định hướng dài hạn. M&A, Gia nhập thị trường, Chiến lược tăng trưởng dài hạn, v.v. Mặc dù bạn có thể sử dụng các cấu trúc đại số ở đây nhưng chúng thường không phải là lựa chọn tốt nhất. Khi suy nghĩ dài hạn, những con số không có nhiều ý nghĩa. Điều quan trọng nhất là định tính và mối quan hệ giữa các con số.
Ví dụ: bạn không thể biết doanh thu và thị phần của Coca Cola sẽ như thế nào trong tương lai xa, nhưng bạn có thể cho rằng thương hiệu của họ vẫn sẽ được công nhận, rằng phạm vi phân phối của họ sẽ tốt hơn đối thủ cạnh tranh. Bạn cũng có thể biết một số mối quan hệ số sẽ đúng: giá của bạn càng cao, thị phần của bạn càng thấp; rằng chi phí của bạn càng thấp, bạn càng có thể tính phí rẻ hơn.
PROCESS STRUCTURE
Rất nhiều vấn đề mà các chuyên gia tư vấn giải quyết có liên quan đến các quy trình. Trên thực tế, bạn có thể coi bất cứ điều gì mà các doanh nghiệp lớn và chính phủ lặp đi lặp lại như một quy trình: sản xuất, hậu cần, bảo trì, bán hàng, tuyển dụng.
Điều tuyệt vời về các quy trình là chúng được diễn ra một cách xuyên suốt và dễ theo dõi. Chia nhỏ bất kỳ vấn đề nào có quy trình cơ bản thành các bước của nó là một cách chắc chắn để trở thành MECE. Bạn không thể bỏ lỡ điều gì bởi vì bạn đang bao quát toàn bộ quá trình và mọi thứ diễn ra trong thực tế chứa đựng đó.
Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn cần tìm lý do tại sao chi phí sản xuất của một vật dụng lại tăng lên. Bạn có thể chia vấn đề này thành từng bước sản xuất, kiểm tra xem chi phí có tăng lên trong bước đó không và nếu có, hãy xem xét lý do tại sao. Nếu toàn bộ chi phí sản xuất tăng lên, thì ít nhất chi phí của một bước cũng phải tăng lên như chi phí vận chuyển nguyên liệu đầu vào, chi phí nhân công, …. Tương tự nếu bạn cần tìm cách tăng hiệu quả bán hàng: chỉ cần chia nhỏ quy trình bán hàng thành các bước và tìm cách tăng hiệu quả trong từng bước. Hoặc thậm chí loại bỏ toàn bộ một bước vô ích.
Rủi ro duy nhất mà bạn gặp phải là bỏ lỡ một phần của quy trình, đây là điều bạn có thể kiểm tra với người phỏng vấn bằng cách cho họ thấy bạn nghĩ quy trình diễn ra như thế nào và xác nhận xem nó có thực sự diễn ra theo cách đó hay không. Đây chính xác là những gì bạn làm với khách hàng trong một dự án thực tế, vì vậy nó an toàn và hợp lý.
