Học Về Kỹ Năng Đàm Phán Trong Tư Vấn Quản Trị

Đàm phán là việc khá ít thấy trong tư vấn quản trị, bởi lẽ giữa một chuyên gia tư vấn chiến lược và khách hàng của mình hầu như không có bất đồng về lợi ích. Công việc hàng ngày của họ cũng luôn gắn liền với những nhiệm vụ và mục tiêu được phân chia rõ ràng cùng kế hoạch cụ thể. Dù vậy, sự nghiệp của một chuyên gia tư vấn chiến lược phụ thuộc vào kỹ năng đàm phán nhiều hơn bạn nghĩ đấy.

Trên thực tế, làm việc tại một công ty tư vấn chiến lược vẫn khiến bạn đôi khi phải thương lượng để đạt được một thỏa thuận nào đó, chủ yếu là với cấp trên. Trong bài viết này, Vietnam Management Consulting sẽ cùng bạn tìm hiểu sâu hơn về việc đàm phán trong lĩnh vực tư vấn quản trị, xem xét qua một số trường hợp thường gặp và từ đó đề xuất một số mẹo hữu ích nhé.

 1. Khi nhận được lời mời làm việc

Đã nhận được lời mời làm việc của công ty yêu thích nhưng vẫn muốn được cải thiện hơn về một số điểm khác như tiền lương hay điều kiện làm việc? Đây chính là lúc bạn cần đến kỹ năng đàm phán. Trên thực tế, tại các công ty tư vấn chiến lược, việc thương lượng về địa điểm văn phòng làm việc, lĩnh vực làm việc, nghỉ phép có lương sẽ tương đối đơn giản, trong khi việc đưa ra những đề nghị mới về tiền lương lại đòi hỏi một sự liều lĩnh cùng cách tiếp cận cực kì tinh tế.

Đầu tiên, cần phải nhớ rằng đàm phán về cơ bản là một quá trình cân bằng lợi ích giữa các bên. Bên cạnh quyền lợi của bản thân, bạn cần cân nhắc đến quyền lợi của công ty đã tuyển dụng bạn. Đừng đưa ra những yêu cầu vô lý hoặc không có cơ sở thực tế. Điều đó sẽ phá hoại mối quan hệ của bạn với sếp và những đồng nghiệp tương lai, gây khó khăn cho chính con đường thăng tiến của bạn về sau.

Vậy làm sao để xác định liệu lời đề nghị của bản thân có hợp lý hay chưa? Bước đầu tiên chính là nghiên cứu và tìm kiếm những thông tin cần thiết. Sau bước này, bạn có thể so sánh, đánh giá lại những mong muốn ban đầu của mình và đưa ra các kỳ vọng thiết thực hơn. Sau đây là một số thông tin cơ bản mà bạn cần nghiên cứu trước khi đi đến buổi thương lượng:

• Mức lương cho những nhân viên tư vấn chiến lược khác có cùng cấp bậc và số năm kinh nghiệm với bạn tại công ty
• Mức lương cơ sở dành cho những vị trí có hoặc không có MBA tại công ty
• Các thông tin trên ở những công ty khác có cùng quy mô với công ty của bạn

Thế nhưng có được những thông tin này cũng không hoàn toàn đảm bảo, vì vậy hãy xem buổi đàm phán sắp đến như một dịp để kiểm chứng lại cũng như tìm hiểu thêm những thông tin còn thiếu. Bạn nên mạnh dạn hỏi những gì mình muốn biết để đánh giá lại một lần nữa trước khi đưa ra các đề nghị chính thức.

Bên cạnh đó, hãy cho đối phương nhiều sự lựa chọn. Đừng quá kiên trì với một đề nghị duy nhất mà nên đưa ra một vài biện pháp dự phòng và sắp xếp theo mức độ ưu tiên hoặc theo một thang đo trải dài giữa hai tiêu chí – “có lợi nhất cho công ty” và “có lợi nhất cho bản thân mình”.

Tiếp theo, khi đã bày tỏ những mong muốn của mình, hãy tập trung và hết sức chú ý đến thái độ của đối phương. Không phải quản lý nào cũng có phản ứng giống nhau, thế nên một nhà đàm phán thành công luôn là người có khả năng đọc vị kẻ khác. Cố gắng quan sát ngôn ngữ cơ thể và nét mặt của họ giúp bạn quyết định nên tiếp tục kiên trì với những mong muốn của mình hay chuyển sang các đề nghị khác mà bạn đã chuẩn bị trước đó.

Một yếu tố không kém phần quan trọng khác chính là thái độ. Bạn cần làm rõ ngay từ đầu rằng bản thân rất mong muốn công việc này và sẽ sẵn sàng cống hiến, nhưng cũng hy vọng nhận được đãi ngộ phù hợp. Chân thành, bình tĩnh và mềm mỏng là những từ khóa quan trọng trong tình huống này. Hãy cố gắng thể hiện rằng chính lời đề nghị ấy sẽ gián tiếp mang lại lợi ích cho năng suất và chất lượng làm việc của chính bạn và của công ty.

Lời khuyên cuối cùng của Vietnam Management Consulting chính là hãy thực tế. Nếu bạn nhận được nhiều hơn một lời mời làm việc, vị thế lẫn tâm thế của bạn trong cuộc đàm phán có thể sẽ thoải mái hơn, nhưng nếu bạn chỉ nhận một lời mời làm việc duy nhất, những đề nghị bạn đưa ra cần hết sức tỉnh táo và hợp lý. Bạn cần chắc chắn hơn ở những bước đầu tiên như nghiên cứu thông tin và lập danh sách các đề nghị nhằm cân bằng giữa rủi ro và cơ hội đang mở ra trước mắt. 

2. Đàm phán tăng lương (hoặc thăng chức)

Có thể thấy rằng phần lớn công ty tư vấn chiến lược đều phân chia các cấp bậc nhân viên rất rõ ràng và đi kèm với những đãi ngộ cố định. Dù các phần thưởng thêm cũng thường đa dạng, nhưng trở thành một nhà tư vấn chiến lược đồng nghĩa với việc bạn sẽ không thực sự được tăng bậc lương cho đến khi bạn thăng chức. Lẽ dĩ nhiên, sẽ không có gì cần thương lượng quá nhiều nếu tất cả nhân viên tại cùng một cấp bậc trong một khu vực địa lí nhất định của công ty đều được trả lương như nhau. Nhưng thực tế không phải lúc nào cũng như vậy và đây là lúc bạn cần đến kỹ năng đàm phán.

Thông thường, thương lượng về việc tăng lương trong trường hợp này có phần dễ dàng hơn khi phải thương lượng lúc nhận được lời mời làm việc, bởi lẽ sự khó khăn khi nhân viên đột ngột nghỉ việc sẽ khiến doanh nghiệp phải cân nhắc. Tuy nhiên, tư vấn quản trị là một môi trường cạnh tranh rất khốc liệt cùng chính sách up- or- out (thăng chức hoặc bị đuổi) hay một quy trình tăng lương/thăng chức cố định. Điều này khiến việc đàm phán tăng lương trong ngành này khó khăn hơn rất nhiều.

Chính vì lẽ đó, khi đưa ra lời đề nghị, hãy xem xét từ góc nhìn của công ty. Các công ty nói chung sẽ không quyết định về mức lương dựa trên việc ai đang “muốn” hay “xứng đáng” được tăng lương mà phải căn cứ vào nguồn lực hiện có của chính công ty cũng như giá trị của nhân viên đó. Công ty nào cũng muốn giữ lại nhân viên của mình với mức lương thấp nhất có thể, vì vậy đề nghị tăng lương đồng nghĩa với việc bạn phải nói rõ giá trị của mình đối với công ty.

Một lần nữa, hãy chuẩn bị cho mình các đề nghị với nhiều cấp độ. Bạn có thể bắt đầu bằng một đề nghị ở mức khá cao và phải hiểu được chính xác mình sẽ sẵn sàng giảm xuống đến bao nhiêu.

Thế nhưng trước đó, hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ các thông tin cần thiết, cụ thể ở đây là thông tin về thị trường lao động hoặc mức lương của những nhân viên khác. Cần nhớ rằng đây chỉ là những cơ sở để bạn xác định các đề nghị của mình, sẽ không khôn ngoan chút nào nếu bạn mở đầu buổi thương lượng bằng cách so sánh ngay mức lương hiện tại của bản thân với những người khác.

Bên cạnh đó, vấn đề thời điểm trong trường hợp này cũng vô cùng quan trọng. Một số doanh nghiệp sẽ tiến hành điều chỉnh mức lương khá thường xuyên, trong khi số khác chỉ điều chỉnh khi có điều kiện thích hợp. Hơn hết, bạn không nên đưa ra đề nghị tăng lương với sếp của mình khi thành tích của bạn hay bộ phận bạn trực thuộc đang không thực sự tốt. Bạn cũng nên chú ý đến tâm trạng của sếp, bởi lẽ khả năng đàm phán thành công của bạn sẽ giảm đi rất nhiều nếu sếp bạn vừa trải qua một ngày không mấy vui vẻ.

Sau đây là quy trình đàm phán tăng lương mà Vietnam Management Consulting gợi ý cho bạn:

6 tháng trước khi buổi thương lượng bạn mong muốn diễn ra, hãy gửi email hàng tháng cho sếp, làm nổi bật những gì bạn đạt được trong tháng vừa qua và nói họ biết bạn đang lên kế hoạch để tiếp tục làm những gì trong tháng tiếp theo. Điều này sẽ thể hiện rõ năng lực lẫn tâm huyết của bạn trong công việc. Hai tuần trước buổi thương lượng, hãy sắp xếp một buổi đánh giá lại hiệu suất làm việc (performance review) trong giai đoạn vừa qua với sếp của mình. Bạn nên bắt đầu bằng cách tổng kết những thành tích đã đạt được, hỏi xin ý kiến cải thiện thêm và cuối cùng là đưa ra đề nghị tăng lương.

3. Về vai trò trong một nhóm làm việc

Ở hai ví dụ đầu tiên, chúng ta đã tìm hiểu về cách đàm phán để tăng lương trong hai trường hợp khác nhau. Bên cạnh đó, môi trường tư vấn quản trị với những văn hóa làm việc đặc thù sẽ có một vài trường hợp khác cần đến kỹ năng đàm phán, trước hết chính là vai trò trong một nhóm thực hiện dự án.

Hãy tưởng tượng rằng nhóm dự án mới đang cần bạn thực hiện một mô hình tài chính (financial model), thế nhưng bạn đã thực hiện điều tương tự trong hai dự án mới nhất và vì vậy rất hy vọng được chuyển sang một vai trò khác để được học hỏi nhiều hơn. Hoặc dự án mới của bạn đang ở tận trời Âu xa xôi, đòi hỏi di chuyển nhiều trong khi sức khỏe hiện tại của bạn không cho phép. Những lúc này, sếp hoặc quản lý dự án của bạn không thể nào biết rõ những khó khăn hay yêu cầu của các nhân viên, họ chỉ nhìn thấy chung chung rằng dự án vẫn đang diễn ra suôn sẻ, vì vậy bạn cần phải chủ động thương lượng lại với họ trước khi thực sự bắt đầu đảm nhận vai trò của mình.

Bạn có thể yêu cầu một số buổi thảo luận nhỏ với tất cả mọi người trong dự án chứ không riêng gì cấp trên, đề cập rằng mình rất vui với vai trò hiện tại, miễn là bạn có thể có cơ hội được thể hiện thêm các kỹ năng x, y, z khác để tiếp tục tiến bộ trong công việc. Bạn cũng có thể gợi mở để mọi người cân nhắc thêm về việc phân bổ thời gian làm việc của bạn ở nước ngoài bằng cách linh hoạt hơn trong phân chia nhiệm vụ. Hãy trung thực và cởi mở cũng như thể hiện rõ rằng những gì bạn đang đề xuất sẽ giúp cho dự án được hoàn thành tốt nhất có thể.

Đọc thêm: Gắn kết đội nhóm – Khó hay dễ?

4. Đàm phán về thời gian và khối lượng công việc

Các consulting partner hoặc quản lý dự án sẽ yêu cầu các nhân viên của mình thực hiện một khối lượng công việc đồ sộ trước khi cuộc họp chính thức với khách hàng diễn ra, đồng nghĩa với thời gian làm việc kéo dài, không phân biệt ngày thường hay cuối tuần cùng với áp lực và mệt mỏi. Đây là một phần cố hữu của ngành tư vấn quản trị, nhưng bạn hoàn toàn có thể thay đổi hoặc điều chỉnh thực tế này ở một chừng mực nhất định.

Hãy chỉ rõ số lượng thời gian cụ thể cần để hoàn thành công việc với partner hoặc quản lý. Ví dụ như: “Chúng ta có thể hoàn thành các phần việc a, b, c này trước cuộc họp vào thứ ba, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa rằng hai người chúng tôi sẽ phải làm việc 10 tiếng mỗi ngày vào thứ 7 và Chủ nhật”. Từ phân tích này, nhóm dự án của bạn có thể ngồi lại để xác định rõ những gì thực sự cần thiết cho buổi gặp gỡ với khách hàng và cân nhắc về việc giảm đi một vài chỉ tiêu hoặc gia hạn thêm thời gian.

Nếu thành công, những dự án sau sẽ có xu hướng dễ thở hơn với bạn. Thỉnh thoảng làm việc suốt cuối tuần sẽ không phải điều gì nghiêm trọng, nhưng để cân bằng giữa công việc và cuộc sống cũng như bảo vệ sức khỏe của chính mình thì cần hạn chế đến mức tối đa bạn nhé.

Có một sự thật thú vị rằng các partner của bộ ba MBB rất giỏi trong khoản thương lượng về scope (thời gian, tiêu chí và tài nguyên cho dự án) với khách hàng. Thế nên đây cũng là một trong các lý do mà lượng CV nộp vào bộ ba này luôn ở một con số cực kì lớn trong những năm qua.

5. Đàm phán một hợp đồng

Làm việc trong ngành tư vấn quản trị, bạn rất có khả năng phải tiến hành đàm phán về một hợp đồng với khách hàng của mình. Việc đàm phán này có thể đặc biệt khó khăn và căng thẳng, bởi hợp đồng là những thỏa thuận bị ràng buộc chặt chẽ về pháp lý, được quy định rõ ràng bằng văn bản và các bên phải nhất mực tuân theo xuyên suốt quá trình làm việc.

Lời khuyên của Vietnam Management Consulting chính là hãy bắt đầu với một term sheet (bản thỏa thuận không mang tính ràng buộc pháp lý). Term sheet sẽ giúp nhóm của bạn và khách hàng nhìn ra được bức tranh chung với những mục tiêu tổng quát, làm rõ các vai trò và nhiệm vụ, tạo điều kiện để đôi bên thấu hiểu lẫn nhau để đến với những bước tiếp theo. Ở giai đoạn khởi đầu này, bạn có thể chủ động đề xuất thảo luận ở những khía cạnh đơn giản trước, cố gắng tạo bầu không khí vui vẻ và thoải mái cho mọi người trước khi chuyển sang những vấn đề phức tạp hơn.

Đàm phán hợp đồng là việc tương đối thử thách và vất vả, vậy nên bạn cần phải kiên trì, đừng nản chí và cũng không nên vội vàng ở bất kì giai đoạn nào. Hãy nhớ rằng mọi việc liên quan đến hợp đồng đều có thể thương lượng. Nếu không đồng ý mục nào, hãy mạnh dạn đề nghị một buổi thảo luận. Nếu chưa hiểu rõ chỗ nào, hãy thắc mắc ngay lập tức. Bạn cũng không nên ngần ngại việc phải chỉnh sửa hợp đồng nhiều lần trước khi chính thức ký kết. Tinh thần đặt hiệu quả đầu ra lên trên hết chính là chìa khóa quyết định sự thành công của bạn trong lĩnh vực tư vấn quản trị.

Điều quan trọng cuối cùng cần ghi nhớ chính là hãy tham khảo ý kiến của luật sư trước khi ký kết bất kì văn kiện pháp lý nào nhé.

6. Một số mẹo đàm phán hiệu quả

Dù cho bạn đang cần đàm phán trong trường hợp cụ thể nào kể trên, luôn luôn có những mẹo hữu ích nhất định sau đây mà bạn có thể ứng dụng cho mọi hoàn cảnh.

6.1. Hiểu rõ tình hình thực tế

Có những việc có thể đàm phán, số khác thì không. Xác định rõ điều này giúp bạn không phí thời gian và công sức chỉ để nhận lại ác cảm từ sếp. Lấy ví dụ như chuyện lương bổng. Nếu bạn là một nhân viên chưa có thành tích nào nổi trội hay công ty bạn đang trong giai đoạn bấp bênh về tài chính, cơ hội để đàm phán tăng lương thành công gần như bằng 0. Hoặc nếu công ty của bạn có một khung mẫu cứng nhắc về việc mức lương gắn liền với từng cấp bậc, việc đàm phán cũng sẽ không mang lại bất kì hiệu quả nào trừ khi bạn được thăng chức. Nói tóm lại, đừng bước vào một cuộc chiến mà bạn biết chắc mình sẽ thua.

Bên cạnh đó, hãy nghiên cứu thật kỹ thông tin và có sự so sánh cẩn thận trước khi đưa ra bất cứ lời đề nghị nào. Nếu bạn đưa ra một mức lương vượt xa khỏi những người có cùng vị trí và trình độ của mình, lẽ dĩ nhiên lời đề nghị của bạn sẽ khó mà được chấp nhận.

6.2. Hãy trở nên… dễ mến

Con người có xu hướng hào phóng hơn với những đối tượng mà ta yêu thích. Thế nên cơ hội đàm phán thành công của bạn sẽ cao hơn nếu sếp hay quản lý có thiện cảm với bạn cả trong công việc lẫn trong quá trình đàm phán. Điềm tĩnh, mềm mỏng và bày tỏ thiện chí hợp tác sẽ cải thiện đáng kể cơ hội của bạn. Đừng nên nóng nảy, thiếu thực tế hay chỉ nêu cao những lợi ích của riêng mình trong quá trình thương lượng. Trong môi trường công sở hàng ngày, bạn cũng nên nỗ lực hoàn thành xuất sắc mọi việc được giao cũng như giúp đỡ những đồng nghiệp khác để xây dựng tốt hình ảnh bản thân. 

6.3. Nguyên tắc win – win

Win – win là một trong những nguyên tắc cơ bản của nghệ thuật đàm phán. Hiểu một cách đơn giản, đây là cách thiết lập các đề nghị “đôi bên cùng có lợi”. Hãy giúp đối phương hiểu rõ lợi ích gián tiếp dành cho công ty nếu những mong muốn của bạn có thể được đáp ứng.

6.4. Luyện tập cách đề nghị những điều mình mong muốn

Điều này nghe có vẻ không quan trọng, thậm chí hơi sáo rỗng và mơ hồ, nhưng thực tế có nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc nói ra những yêu cầu của mình. Khi bạn tin rằng mình cần hay xứng đáng với điều gì đó, hãy tập nói về nó một cách rõ ràng và có chừng mực. Có lẽ sẽ khó khăn trong những việc quan trọng như đàm phán tăng lương hay thăng chức, nhưng bạn vẫn có thể luyện tập việc này hàng ngày, bắt đầu bằng cách mở lời nhờ người khác giúp đỡ trong công việc hay trong đời sống.

7. Kết luận

Tư vấn quản trị là một môi trường luôn hiện hữu sự thống nhất và đồng thuận cao, nhất là trong vấn đề lợi ích. Thế nhưng việc đàm phán, thương lượng vẫn thường diễn ra nhằm mang lại hiệu suất tốt nhất cho mỗi người và cho cả dự án. Để thành công trong việc đạt được một thỏa thuận là cả quá trình học tập và rèn luyện không ngừng ở mỗi chuyên viên tư vấn. Bạn cần rõ ràng và trung thực trong việc xác định rằng thỏa thuận đó sẽ mang lại lợi ích gì cho bạn, cũng như phải nhanh nhạy để thấu hiểu vấn đề từ góc nhìn của đối phương.

Vietnam Management Consulting hy vọng rằng sau những chia sẻ trên, các bạn có thể rút ra một số bài học hữu ích liên quan đến đàm phán, có thể luyện tập và ứng dụng không chỉ trong ngành tư vấn quản trị mà còn trong những khía cạnh khác của cuộc sống thường ngày.