8 Cách Giúp Bạn Rèn Luyện Kỹ Năng Lập Kế Hoạch

Table of Contents

Có rất nhiều ý kiến khác nhau về chìa khóa thành công và bí quyết để có một cuộc sống ý nghĩa, hạnh phúc và viên mãn. Làm việc chăm chỉ, kỷ luật hay hy sinh chỉ là một vài ví dụ. Một trong những yếu tố không thể thiếu để có thể thành công trong bất cứ một công việc nào đó là kỹ năng lập kế hoạch. Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Và làm thế nào để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch? Bạn hãy cùng Vietnam Management Consulting tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Khả năng suy nghĩ và quản lý thành công các hoạt động, với sự trợ giúp của bất kỳ nguồn lực sẵn có nào, để đạt được các mục tiêu cụ thể được gọi là kỹ năng lập kế hoạch của một người. Về cơ bản, lập kế hoạch là một lộ trình hướng dẫn chúng ta cách hoàn thành một nhiệm vụ trước khi bắt đầu thực hiện nó.

Nói một cách đơn giản, các kỹ năng cho phép bạn quản lý bản thân, nhóm, các nguồn lực sẵn có bao gồm thời gian và các điều kiện xung quanh để đạt được mục tiêu mong muốn được gọi là kỹ năng lập kế hoạch. Cho dù bạn đang thực hiện một dự án nhỏ hay lớn hơn là điều hành một doanh nghiệp, kỹ năng lập kế hoạch cũng sẽ giúp bạn nhìn về phía trước, tập trung vào mục tiêu của mình và quyết định những bước cần thiết để hoàn thành công việc.

2. Tại sao lập kế hoạch là một kỹ năng vô cùng quan trọng?

Kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự thành công của một tổ chức cũng như nhân sự của nó. Sau đây là một số lợi ích quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch:

• Giúp tăng cường khả năng cạnh tranh với đối thủ. Vì bước đầu tiên của quá trình lập kế hoạch là phân tích tình hình hiện tại, các tổ chức có thể có được cái nhìn thực tế về điểm mạnh và điểm yếu của họ so với các đối thủ cạnh tranh chính. Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn chỉ ra những điểm yếu của đối thủ cạnh tranh và cho phép bạn sử dụng sức mạnh của mình đánh trúng đối thủ vào điểm yếu nhất của họ. 
• Giúp sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên. Vì tất cả các tổ chức đều có nguồn lực hạn chế, nên kỹ năng lập kế hoạch là điều cần thiết để phân bổ hợp lý các nguồn lực này. Nó giúp tối đa hóa hiệu suất và giảm lãng phí tài nguyên cho các dự án có ít hoặc không có cơ hội thành công. 
• Cải thiện sự hợp tác. Kỹ năng lập kế hoạch giúp thúc đẩy tinh thần cộng tác và hợp tác vì tất cả các thành viên trong nhóm đều được giao vai trò và trách nhiệm của họ. Họ được khuyến khích làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu chung, giảm thiểu xung đột do đó.
• Tư duy có hệ thống, có thể tiên liệu được các tình huống bất ngờ. Biết cách tổ chức, phối hợp và sử dụng nguồn lực sẵn có một cách hợp lý để xử lý tất cả các vấn đề. Và luôn sẵn sàng ứng phó với những thay đổi có thể diễn ra.

3. 8 Cách để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch

3.1. Tạo lịch trình 

Sử dụng lịch hoặc bất kỳ công cụ tạo checklist trực tuyến để tạo lịch biểu cho chính bạn và những người khác theo dõi. Một khi tất cả các nhiệm vụ được sắp xếp một cách logic, mạch lạc theo thứ tự ưu tiên thì việc hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng, hiệu quả không còn là thử thách khó khăn. Bạn nên phân bổ thời gian cho từng hoạt động và sẵn sàng dành ra một khoảng thời gian nghỉ giữa chừng cho bất kỳ sự gián đoạn nào trong quá trình làm việc. Điều này giúp bạn cải thiện kỹ năng lập kế hoạch, tư duy có hệ thống và logic.

3.2. Viết kế hoạch ra giấy

Hãy luôn ghi chép kế hoạch của bạn bằng bút và giấy. Điều này sẽ giúp tránh nhầm lẫn nếu một số kế hoạch khác xuất hiện. Bạn sẽ có một kế hoạch đã ghi chú để so sánh với những ý tưởng mới mà bạn đã có và tránh trùng lặp các nhiệm vụ. Ngoài ra, việc ghi chú lại kế hoạch của bạn có tác dụng như một chất xúc tác buộc bạn phải tuân theo kế hoạch.

3.3. Đặt deadline

Việc tạo ra thời hạn không chỉ khiến bạn bắt buộc phải lập kế hoạch mà còn tạo ra một môi trường kỷ luật. Hầu hết tất cả các dự án và hoạt động đều có thời hạn. Vì vậy, bạn nên tạo ra những thời hạn nhỏ và kịp thời. Điều này chắc chắn sẽ thúc đẩy bạn bắt đầu lập kế hoạch. Ngoài ra, trong đầu bạn luôn cần tồn tại một suy nghĩ rằng \”Tôi phải hoàn thành một việc nào đó trong khoảng thời gian cụ thể này\”.

3.4. Xếp mức độ ưu tiên

Để hoàn thành một công việc hoặc dự án, cần phải hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau. Trong đó có những nhiệm vụ quan trọng, những nhiệm vụ ít quan trọng hơn và những nhiệm vụ khẩn cấp. Vì vậy, khi lập kế hoạch bạn nên cân nhắc sắp xếp chúng sao cho hợp lý và hiệu quả nhất. Những nhiệm vụ khẩn cấp hoặc quan trọng cần được ưu tiên thực hiện trước. Các nhiệm vụ không yêu cầu hành động ngay lập tức có thể được đưa vào giai đoạn sau của kế hoạch. 

3.5. Thừa nhận điểm mạnh và điểm yếu

Mọi người đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Bạn phải thừa nhận và xem xét chúng trong quá trình lập kế hoạch. Làm được điều này sẽ giúp kế hoạch của bạn trở nên hiệu quả và khả thi hơn. Hãy lập một kế hoạch đảm bảo rằng bạn bắt đầu công việc của mình với tâm thế sảng khoái. Một số người không có thói quen làm những công việc ít vận động. Vì vậy, họ có thể chuẩn bị một kế hoạch trong đó các hoạt động thể chất được thực hiện theo trình tự xen kẽ với các công việc ít vận động.

3.6. Chấp nhận thử thách

Chúng ta thường mất tinh thần khi đối mặt với những tình huống khó khăn hay những nhiệm vụ tốn thời gian và mất nhiều công sức. Tuy nhiên chẳng có một giải pháp cụ thể nào có thể giúp chúng ta thoát khỏi những tình huống ấy, cách duy nhất và tốt nhất là chấp nhận nó.

3.7. Thực hiện đúng tiến độ của kế hoạch

Một khi bạn đã lên kế hoạch cho toàn bộ quá trình và ghi chú lại, đã đến lúc bắt đầu hoạt động theo kế hoạch. Hãy thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra để thấy rằng bạn không đi chệch khỏi kế hoạch đã định. Thật dễ dàng để ngồi và lập kế hoạch nhưng thách thức thực sự nằm ở việc tuân theo nó. Đừng chần chừ, đừng từ bỏ, hãy cố gắng bám sát vào những nhiệm vụ đã đặt ra, dần dần điều này sẽ trở thành một thói quen của bạn.

3.8. Hỏi sự trợ giúp

Đừng bao giờ ngần ngại yêu cầu giúp đỡ khi bạn cần. Có nhiều điểm khác nhau trong việc lập kế hoạch mà bạn có thể cần sự giúp đỡ của sếp, cấp trên, các thành viên trong gia đình hoặc bạn bè. Bạn có thể bị mắc kẹt ở bước lập kế hoạch ban đầu hoặc ở đâu đó giữa kế hoạch. Hoặc bạn có thể đã chuẩn bị một kế hoạch tuyệt vời nhưng gặp khó khăn trong việc thực hiện và làm theo nó. Trong những trường hợp như vậy, hãy nhờ sự hướng dẫn và hỗ trợ từ những người có kinh nghiệm.

4. Lời kết

Kỹ năng lập kế hoạch là một kỹ năng vô cùng cần thiết trong công việc cũng như các lĩnh vực khác của cuộc sống. Có một kế hoạch hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành các công việc cần xử lý dễ dàng hơn. Hy vọng bài viết này có thể mang đến cho bạn những thông tin hữu ích giúp rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch của mình.